Drejebog - sådan stabler du et arrangement på benene

Er du HR ansvarlig e.l. lign. og har fået opgaven at arrangere f.eks. konference, møde, messe eller fest for dine kolleger, står du foran en kompleks opgave, men fortvivl ikke, vi er der for dig - hele vejen fra den spæde planlægning til den afsluttende evaluering.

Budget

Begynd med at skabe dig et overblik over dit budget. Udgifter til mødelokaler, forplejning, overnatning, transport og underholdning kan hurtigt løbe op.

Find også en dato og hav gerne et par alternative datoer på blokken.

Indhendt tilbud

Kontakter du VINGSTED hotel & konferencecenter, bliver du mødt af vores salgsafdeling, som består af Brian Runge, Anne Mette Ravn og Trine Skoven.

De er knivskarpe til at give tilbud, der matcher dit budget. Sammen finder I den endelige dato, aftaler behov for lokaler, forplejning, indkvartering, underholdning og transport. Har du brug for at researche og besøge os i forvejen, laver vi gerne en aftale om det.

Skal arrangementet have ekstra wauw-effekt

Overvej om arrangementet skal have en ekstra oplevelse som f.eks. teambuilding, leg, sport, naturoplevelser, pausegymnastik eller noget helt andet. Overvej også om f.eks. aktiviteten og en eventuel fest skal have et samlet tema. Er svaret et ja, kobler vi vores Eventafdeling på dit arrangement. De laver event for mellem 2 og 2000 personer. Vi har vores egen Eventafdeling i huset. Det gør idéudvikling og den samlede planlægningen superfleksibel.

Du får én fast samarbejdspartner

Når du har lavet aftale med vores salgsafdeling, får du én fast personlig samarbejdspartner i vores konference og mødeafdeling. Det er enten Lisbeth Christensen, Anna Maria Karstoft, Line Lykkehus eller Hanne Vestergaard Lund.

Et ordsprog siger, at du skal øve dig 10.000 timer, før du er virkelig professionel. Det timetal har de fire erfarne damer for længst nået. Tilsammen har de pr dags dato 89 års erfaring med at arrangere møder, messer, kurser, konferencer og fester hos os på VINGSTED hotel & konferencecenter. Den længst siddende har øvet sig i hele 32 år. VINGSTED hotel & konferencecenter har mere end 110.000 gæster om året. Det siger sig selv, at de fire er vant til at håndtere mange forskellige individuelle behov.

Erfaring gør det ikke alene. Det skal også være sjovt, og både Lisbeth, Anna Maria, Line og Hanne jubler altid indvendig og som regel også højlydt, når et arrangement klapper til perfektion. Det kalder vi arbejdsglæde.

Samarbejdet begynder længe før dit arrangement

Samarbejde mellem dig og din personlige samarbejdspartner ligger naturligvis forud for dit arrangement og foregår ofte via tlf. og mails, eller online møde.

Klar til at gå i detaljen

Med én af de fire erfarne planlæggere, som din faste personlige samarbejdspartner får du hjælp at gå i detaljen og koordinere alle de forskellige aspekter af det, der skal ske.

Din personlige samarbejdspartner hjælper dig med at lægge en tidsplan, som dækker f.eks. styring af tid under selve arrangementet. Hvor lang tid tager det at få x antal personer ud af en bus og ind i en sal? Hvornår og hvordan skal deltagerne registreres? Hvornår er der brug for kaffe eller pausegymnastik? Hvor lang skal frokostpausen være osv.

Du får også hjælp til at fokusere på specielle behov. Skal der være glutenfri eller veganske alternativer i forplejningen? Er der brug for faciliteter for handicappede? Er der en foredragsholder eller musiker, der skal tages specielle hensyn til osv.

Din personlige samarbejdspartner, som enten er Lisbeth, Anna Maria, Line eller Hanne, sørger også for, at både vores chefkok og vores restaurantchef får de rette informationer, så forplejningen rammer plet. Der bliver også sørget for, at vores reception kender alle detaljer for dit arrangement og endelig bliver den tekniske afdeling sat grundigt ind i, hvad dit behov er for teknisk udstyr og hvordan borde og stole skal stå.

På selve dagen

På selve dagen for arrangementet bliver du mødt af personalet i receptionen, som sammen med din faste samarbejdspartner sørger for at alt fungerer gnidningsløst på dagen.

På selve dagen bliver du også mødt af en tekniker, som sammen med dig gennemgår det tekniske udstyr, du skal bruge. Det sikrer, at du føler dig helt tryg ved teknikken.

På dage med mange gæster i huset hjælper P-guider, gæsterne med hurtigt og let at finde en p-plads.

Alle i huset er på forhånd sat grundigt ind i netop dit arrangement. Det er bogstaveligt talt alle, lige gyldigt om de arbejder i køkkenet, i restauranten, i event, i teknikken eller rengøringen. De er der for at gribe eventuelle uforudsete udfordringer, inden de bliver til problemer for dit arrangement.

På selve dagen hjælper vores reception med at håndtere deltagerne, det vil sige besvare spørgsmål relateret til dit arrangement og sikre, at alle deltageres behov bliver opfyldt. Det er en vigtig opgave, du ikke skal stå alene med.

Efter dit arrangement

Når alt er afviklet, modtager du et evalueringsskema.

Evalueringen er vigtigt for dig, for den virksomhed du repræsenterer og for os. Den sikrer, at vi kan måle dit arrangements succes og identificere områder, der kan forbedres til fremtidige arrangementer. Det kalder vi at være dedikeret.

Skulle du få lyst til at komme tilbage til VINGSTED hotel & konferencecenter med endnu et arrangement, vil du i langt de fleste tilfælde få den samme person som samarbejdspartner igen. Det kalder vi at kende vores gæster og deres behov.